Memahami work breakdown structure (WBS) dan lingkup pekerjaan adalah langkah pertama dalam menyusun rencana proyek. Pembahasan yang akan saya lakukan dalam beberapa artikel secara bersambung, saya khususkan untuk proyek konstruksi, lebih khusus lagi proyek konstruksi mekanikal Pembangkit Listrik Tenaga Uap (PLTU). Hal ini hanya karena pengalaman saya selama 10 tahun, hampir semuanya dalam proyek mechanical erection PLTU.

Dalam pembangunan PLTU pemilik (owner) proyek, dengan didampingi konsultan, menyerahkan pekerjaan pembangunan kepada kontraktor EPC (engineering, procurement & construction). Kontraktor EPC ini melaksanakan seluruh pekerjaan design engineering, pengadaan (procurement) material dan alat-alat PLTU, dan pemasangannya hingga pembangkit bersangkutan siap beroperasi menghasilkan listrik.

Agar pembangkit mampu beroperasi sesuai kebutuhan pemilik proyek, maka kontraktor EPC harus membuat desain PLTU sesuai dengan parameter input dan parameter output yang telah ditentukan pemilik.

Proyek pembangunan PLTU biasanya dibagi menjadi beberapa paket. Setiap paket diberikan kepada satu kontraktor EPC. Sebagai contoh, dalam proyek PLTU Banjarmasin (Asam Asam) unit-1 & 2 berkapasitas 2×65 MW terdapat 6 paket proyek, yaitu =

- Paket 1A : Site Preparation
- Paket 1B : Civil Works
- Paket 2A : Steam Generators
- Paket 2B : Coal & Ash Handling
- Paket 3 : Turbine Generator & Balance of Plant
- Paket 4 : Electrical & Control

Semakin besar ukuran proyek, biasanya semakin banyak pembagian paketnya. Jumlah paket proyek kadangkala juga tergantung dari sumber pendanaan proyek.

Sering sekali kontrak EPC diberikan kepada kontraktor asing, terutama untuk pekerjaan mekanikal, elektrikal dan kontrol. Kemudian kontraktor asing tersebut menggandeng perusahaan lokal sebagai sub kontraktor atau mitra joint operation, untuk menangani pekerjaan construction/installation.

Hal-hal yang harus dipersiapkan dalam perencanaan proyek mechanical erection PLTU adalah =

- Rencana organisasi
- Rencana fasilitas proyek (temporary facilities)
- Project schedule dan progress planing
- Manpower loading
- Equipment loading
- Anggaran proyek (project budget)
- Prosedur heavy-lifting
- Quality Plan
- Safety Plan

Untuk dapat membuat rencana proyek dengan baik, mutlak diperlukan pemahaman terhadap lingkup pekerjaan (scope of work) yang ada di dalam kontrak. Oleh karena itu sebelum mulai membuat rencana kita harus mempelajari dokumen kontrak dengan seksama.

Dalam manajemen proyek, kita mengenal istilah Work Breakdown Structure (WBS). WBS adalah diagram pohon yang dipakai sebagai alat bantu untuk memecah pekerjaan besar menjadi sub-sub pekerjaan yang lebih kecil. Dalam Work Breakdown Structure dikenal istilah WBS level 1, level 2, level 3, dst. Semakin dalam level WBS, semakin detail rincian pekerjaannya.

WBS system diciptakan untuk mempermudah proses penyusunan rencana proyek. Setiap detail pekerjaan dibuatkan planingnya masing-masing, kemudian detail planing tersebut dikonsolidasi menjadi planing untuk keseluruhan proyek. Jadi penyusunan rencana proyek pada umumnya dilakukan secara bottom up, dimulai dari yang detail (bottom) kemudian digabungkan menjadi overall project planing.

Berikut adalah contoh Work Breakdown Structure untuk sebuah proyek pembangunan PLTU :

WBS sangat bermanfaat pada saat menyusun jadwal proyek, membuat progress planing, manpower planing dan equipment loading. Pembahasan lebih detail tentang hal ini akan saya lakukan dalaam artikel tentang cara membuat jadwal dan menghitung progres proyek.