Empat metode konversi sistem adalah:

a. Konversi langung

adalah pengimplementasian sistem baru. Apabila konversi telah dilakukan maka tidak ada cara untuk kembali ke sistem lama atau pemutusan sistem lama yang disebut dengan cold turkey. Modifikasi terhadap konversi langsung merupakan konversi uji coba.

Kelebihan dari konversi ini adalah biaya konversi tidak mahal.

Kekurangan dari konversi ini adalah mempunyai resiko kegagalan cukup tinggi.

b. Konversi paralel
Sistem lama dan sistem baru beroperasi secara serentak untuk beberapa periode waktu. Pada konversi ini, output dari masing-masing sistem tersebut dibandingkan, dan perbedaannya direkonsiliasi.
Kelebihan dari konversi ini adalah pendekatan ini memberikan derajat proteksi yang tinggi dari kegagalan sistem baru.
Kekurangan dari konversi ini adalah biaya besar untuk penduplikasian fasilitas-fasilitas dan biaya personel yang memelihara sistem rangkap tersebut.



c. Konversi phase-in
Sistem baru diimplementasikan beberapa kali yang secara perlahan mengganti sistem yang lama. Konversi ini menghindarkan dari resiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung dan memeberi waktu yang banyak kepada pemakai untuk mengasimilasi perubahan.
Kelebihannya adalah keceptan perubahan dalam organisasi tertentu dapat diminimisasi, dan sumber-sumber pemrosesan data dapat diperoleh sedikit demi sedikit selama periode waktu yang cukup luas.

d. Konversi pilot
Konversi ini mengsegmentasi organisasi yaitu hanya sebagian dari organisasi mencoba mengembangkan sistem baru. Sebelum sistem baru diimplementasikan ke seluruh organisasi, sistem pilot ini harus membuktikan di tempat pengujian tersebut.
Kelebihan dari konversi ini adalah lebih sedikit beresiko dibandingkan metode konversi langsung, dan lebih murah disbanding metode parallel. Segala kesalahan dapat dilokalisir dan dikoreksi sebelum implementasi lebih jauh dilakukan.
Kelemahan dari konversi ini adalah membutuhkan area(sebagian) dari organisasi untuk uji coba.




Untuk contoh kasus pembuatan perangkat lunak pengelolaan informasi data pelatihan dan aplikasi perusahaan penjualan motor, konversi langsung. Konversi ini dilakukan karena selama ini penginputan data yang dilakukan masih secara manual, yaitu dengan menggunakan perangkat lunak Microsoft Excel. Hal ini dirasakan masih sangat lambat dan sulit untuk melakukan pengeditan, juga untuk pencarian data yang diperlukan. Hal ini disebabkan karena data yang harus diolah berjumlah cukup banyak, dan karena menggunakan Microsoft Excel maka data-data tersebut tidak terintegrasi. Oleh karena itu dilakukan perancangan untuk pembuatan perangkat lunak untuk pengelolaan data hasil pelatihan diperusahaan penjualan motor. Konversi sistem lama ke sistem baru seperti ini tentu memberikan manfaat dan kemudahan lebih besar disbanding sistem yang lama.

Tahapan ini adalah kelanjutan dari tahap sebelumnya untuk kasus sistem perangkat lunak untuk pengelolaan data perusahaan penjualan kendaraan bermotor.

Dokumentasi adalah materi tertulis yang mendeskripsikan cara beroperasinya suatu sistem, mencakup apa-apa yang dilakukan program dan prosedur yang harus diikuti oleh pemakai. Dokumentasi digunakan untuk tujuan-tujuan berikut:

- Pelatihan

- Penginstruksian

- Pengkomunikasian

- Penetapan standar kinerja

- Pemeliharaan system

- Referensi historis

Empat area utama dokumentasi adalah:

C1.Dokumentasi Pemakai

Prosedur yang memberitahu pemakai cara bekerja dengan sistem dan cara menjalankan tugasnya. Dokumentasi pemakai dapat dilakukan secara online atau dituliskan dalam manual prosedur. Untuk menjalankan sistem perangkat lunak untuk pengelolaan data penjualan kendaraan bermotor yaitu:

• Pertama kali saat aplikasi dijalankan pengguna akan masuk pada form Login dimana user harus memasukkan nama dan password yang sesuai. Sedangkan untuk user dengan tipe administrator dapat mengakses link Create User untuk membuat atau menghapus data pengguna. Bila user name dan password yang dimasukkan secara benar maka aplikasi akan melakukan pengecekan tipe user, apakah administrator atau operator. Setelah itu form utama akan ditampilkan.
• Kemudian user dapat memilih menu yang akan diakses, sebagai contoh user memilih menu input untuk Trainer Data Input.

• Form tersedia dalam bentuk formulir pengisian, kemudian bila data telah selesai diisi user tinggal menekan tombol untuk melakukan registrasi terhadap peserta yang akan mengikuti pelatihan, user memilih menu Registration.
• Untuk langkah pengerjaannya, yaitu user memilih nama pelatihan yang akan diisi dengan nama peserta, aplikasi akan menampilkan nama peserta yang belum pernah melakukan registrasi di list sebelah kiri, kemudian user tinggal memilih nama pesertanya kemudian menekan tombol untuk mendaftarkan peserta.
• Form registrasi ini berhubungan dengan form pelanggan, dimana pada form daftar user diberi kemudahan untuk menentukan nama pelanggan yang menjadi pelanggan toko tertentu.
• Langkah pengerjaannya yaitu user memilih nama pelatihan dan gelombangnya kemudian nama-nama pelanggan yang menjadi costumer took tersebut, berdasarkan data di registrasi.

C2. Dokumentasi Sistem

Dokumentasi ini berisi hasil-hasil yang digenerasi oleh professional sistem dan elemen-elemen rancangan yang dituangkan dalam repository(tempat penyimpanan) sentral CASE. Hasil-hasil terdokumentasi akan berfungsi pada saat sistem dikembangkan sebagai perangkat komunikasi yang digunakan untuk memberitahu atau pengembangan dan kemajuan sistem. Hasil-hasil sistem perangkat lunak untuk pengelolaan data penjualan kendaraan motor :

• Perangkat lunak yang dibuat membantu dalam melakukan pengerjaan pencatatan data pelatihan.

• Penggunaan fitur rekomendasi dapat membantu staff dalam menentukan peserta pelatihan yang akan diregistrasi.

• Report – report yang dihasilkan dapat dengan mudah diprint.

C.3 Dokumentasi Perangkat Lunak

Dokumentasi ini berisi konversi aplikasi rancangan perangkat lunak ke software untuk memudahkan pemeliharaan dan meningkatkan kemampuan program. Programmer pemeliharaan harus memahami secara jelas fungsi dan logika perangkat lunak tersebut.

Untuk contoh kasus pembuatan perangkat lunak pengelolaan informasi data pelatihan dan aplikasi Universitas A kita dapat mengetahui hasil konversi aplikasi rancangan perangkat lunak ke software ditunjukkan dengan gambar berikut:

C4. Dokumentasi Operasi

Dokumentasi yang berisi form dan diagram dengan kata-kata dan nomor kunci.

Untuk contoh kasus pembuatan perangkat lunak pengelolaan informasi data pelatihan dan aplikasi perusahaan motor, kita dapat mengetahui file program yang digunakan yaitu PS001(Staff) dan PD001(Pelanggan).